El Secretario desempeña un rol administrativo y organizativo clave dentro de una logia del Rito Escocés Antiguo y Aceptado. Su trabajo es fundamental para el funcionamiento eficiente de la logia y para preservar la historia de sus actividades. A continuación, se detallan sus funciones principales:
1. Registro de Actas
El Secretario es el responsable de redactar y mantener las actas de cada reunión o tenida. Esto incluye un registro detallado de los temas tratados, las decisiones tomadas y cualquier evento relevante. Este documento sirve como una referencia histórica y administrativa de la logia.
Las actas de secretaría deben contener como mínimo la siguiente información:
- Nombre de la logia.
- Fecha, lugar y hora de inicio de los trabajos.
- Ritual con el que se está trabajando.
- Lista de oficiales asistentes.
- El extracto de lo ocurrido en logia: En este punto hay que ser muy claros en que dependerá de cada caso el estilo de redacción. Aunque en El Blog del Masón recomendamos que el extracto sea lo más claro posible y sin incluir detalles irrelevantes. Detalles como: “el hermano fulano salió del templo para ir al sanitario” son innecesarios y sólo alargan sin sentido las minutas.
- Un concentrado de los acuerdos de la noche.
- Hora de clausura.
2. Correspondencia
Gestiona toda la correspondencia oficial de la logia, incluyendo la comunicación con otras logias, con el Gran Oriente o la Gran Logia, y con los miembros de la logia. También es el encargado de enviar notificaciones a los hermanos sobre reuniones, eventos o cambios importantes.
3. Administración de Registros
El Secretario mantiene un archivo actualizado de los registros de los hermanos, incluyendo datos personales, asistencias, grados alcanzados y contribuciones. Su trabajo garantiza la integridad de la información y el acceso a ella cuando sea necesario.
4. Apoyo a los Oficiales
Brinda apoyo al Venerable Maestro y a otros oficiales de la logia en la organización de eventos, la preparación de materiales y la gestión de las actividades administrativas.
5. Expedición de documentos para los hermanos
En una logia masónica se utilizan más documentos además de las actas y las planchas para comunicarse con otras logias. Estos documentos son distintos y cada uno tiene sus especificaciones. De cualquier manera te nombramos algunos:
- Planchas de viaje.
- Planchas de quite.
- Pasaportes masónicos.
- Carta de no adeudo con la logia.
- Diplomas o constancias de grado.
6. Control de asistencias
Uno de los aspectos más importantes pero que se suele pasar por alto en algunas logias masónicas es la asistencia. Los masones que acuden a la logia deben registrar su asistencia en un libro conocido precisamente como “libro de asistencias”. El secretario de la logia debe tener bajo su resguardo el libro de asistencias ponerlo a disposición de los hermanos una vez llegue a la logia.
La Joya Masónica del Secretario
La joya del secretario en una logia masónica es una de las pocas joyas que no se modifican de ritual en ritual; en otras palabras, la joya es casi inalterada en todo el mundo.
Esta joya consta de dos plumas cruzadas. Usualmente está fabricada en un metal precioso como la plata y se cubre con un baño de oro para darle mayor belleza. Esta joya masónica como cualquier otra de nuestra orden, se suele colocar pendiendo de un collarín masónico diseñado para este propósito.
El oficial de la logia lo utiliza durante los trabajos de la logia únicamente; aunque algunos hermanos masones la llevan a casa o la utilizan en los trabajos de otras logias masónicas cuando acuden en visita oficial.
Importancia del Cargo
El Secretario es más que un simple administrador; es el vínculo entre la logia y su estructura organizativa más amplia. Su atención al detalle y su compromiso con la exactitud contribuyen a la armonía y la eficacia de la logia. Este rol refleja los principios masónicos de orden, responsabilidad y servicio.
El cargo de Secretario no solo es esencial en lo operativo, sino que simboliza la importancia de la disciplina y el trabajo metódico en la búsqueda del perfeccionamiento personal y colectivo.
Cumplir con un buen año en la secretaría de una logia es una forma de servirle a la logia masónica en general. Es un puesto que sin duda representa el trabajo y el esfuerzo de un hermano que le dedica tiempo y cariño a una función única de la logia.